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【作成編】パワーポイント資料の文章の作成②

最終更新: 2019年7月19日


「資料作成スピードを10倍にする!プロのパワーポイント資料作成マニュアル」第16回目は、文章の作成・推敲についての2回目です。

文章作成のスキルは、文章を書いた量に比例して上達していくものです。ぜひ実際の業務で実践してみてください。

今回は文章のスリム化についてです。

1.スリム化の基本的なアプローチ

これまで述べてきたように、パワーポイント資料の文章は簡潔でなければ期待通りに読んでもらうことはできません。

読解の負担が大きいと、読み手はストレスを抱きます。

書かなくても影響がない表現を見つけて削ることで、文章をスリムにしていくことが必要です。

また、長過ぎる文章は思い切って分割してください。

1つの文の中に読点が4つ以上あったり、100文字を超えていたりする場合は、分割の対象になります。

文章のスリム化に悩んだ際は、修飾表現がない最小限の文章に一度戻してみることも有効です。文章として成立する最低ラインを見極めることに役立ちます。

2.全体を俯瞰しながらスリム化する

パワーポイント資料の作成途中ではまだ内容が完全に固まっていなく、何を削って良いものか判断がつきません。

盛り込みたい内容を一通り書き出し、ある程度内容が埋まったタイミングで、全体を俯瞰しながらスリム化していくことをおすすめします。

最初は長めの文章を書いておき、後でまとめて推敲するのです。

そうすることで、本来重要な内容を削ってしまうリスクが減り、表現の全体のバランスを整えることができます。

3.口頭で伝える内容を切り出す

最後に、プレゼン時に話す内容を考え、その内容を踏まえて資料の文章を調整します。

基本的にパワーポイント資料の内容をそのまま説明するようなプレゼンは、良いプレゼンとは言いません。

資料の内容と口頭で伝える内容を効果的に組み合わせることが必要です。組み合わせのあり方は様々ですが、少なくとも良い補完関係であることが必須条件になります。

重要なメッセージや視覚的に見せなければ伝わらないこと、紙に印刷して渡しておきたいことは資料化する必然性があります。

一方で、補足的な情報や読み手の反応を見ながら伝えた方が良い情報は、プレゼン時に口頭で伝える方が適しています。

口頭で伝える内容は、必要に応じてパワーポイント資料から切り出してください。

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