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【作成編】文章推敲のチェックポイント②

最終更新: 2019年7月19日


「資料作成スピードを10倍にする!プロのパワーポイント資料作成マニュアル」第44回目は、前回に引き続き文章を推敲する際のチェックポイントです。

今回は「正しい文法にする」です。

重要な資料であればあるほど、文法や論理の正確性が問われます。ビジネス資料の作成能力において、正しい日本語を書く力は不可欠です。

国語の基礎を復習し、美しくわかりやすい文章を目指しましょう。

1.主語と述語の関係が正しいか

まずは基本中の基本である主語と述語の関係です。意外と多いのが、主語と述語のねじれです。

<悪い例>

・母が「新宿に行くからスイーツを買ってくる」と言ったので、楽しみにしています。

<良い例>

・母に「新宿に行くからスイーツを買ってくる」と言われたので、楽しみにしています。

いかがでしょうか。同じように使っている方は多いのではないでしょうか。

次に、「属性を問う主語を名詞で受ける」というルールをご紹介します。

「理由は」「ポイントは」「原因は」などの属性を問う主語は、「こと」「点」などの名詞で受けなくてはなりません。こちらもビジネス資料では頻繁に登場する誤りです。

<悪い例>

・この事業の大きな特徴は、自動車を乗り物としてではなく、移動サービスとして扱っている。

<良い例>

・この事業の大きな特徴は、自動車を乗り物としてではなく、移動サービスとして扱っていることだ。

主語と述語は文章の骨格に当たります。主語と述語の関係が適切かどうかを必ずチェックする癖を身に付けてください。

主語と述語をなるべく近づけることが、ミスをなくすポイントです。

2.受動と能動の使い分けが正しいか

2つ目のチェックポイントは、受動と能動の正しい使い分けです。

<悪い例>

・経営陣の意見が統一されれば、来週中にも計画が始動されると思われます。

<良い例>

・経営陣の意見を統一すれば、来週中にも計画が始動するでしょう。

登場人物が多い場合は、特に資料内の主体者がゴチャゴチャになりがちです。

神経を使う作業になりますが、受動と能動の使い分けを丁寧に行うことで、資料のわかりやすさは着実に向上します。

3.修飾語と被修飾語の関係が正しいか

3つ目のチェックポイントは、修飾の正しさです。特に長い文章では、どの単語がどの単語にかかっているのかの整理が重要です。

意味の結びつきに合わせて、修飾語と被修飾語を近づけるようにしてください。

<悪い例>

・一気に後半、前線のスター選手が躍動し、会場のサポーターの熱気が上昇した。

<良い例>

・後半、前線のスター選手が躍動し、会場のサポーターの熱気が一気に上昇した。

また、1つの単語に複数の修飾語がかかる場合は、「長い修飾語」→「短い修飾語」の順、「節を含む修飾語」→「句の修飾語」の順、「大きな状況」→「小さな状況」の順に並べることが原則になります。

<悪い例>

新しい生徒向けのA社で開発されたサービスです。

<良い例>

A社で開発された生徒向けの新しいサービスです。

以上が文法の主なチェックポイントです。普段の文章も一度見直してみましょう。

ブログをご購読いただきありがとうございました。

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