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【作成編】文章推敲のチェックポイント③

最終更新: 2019年7月19日


「資料作成スピードを10倍にする!プロのパワーポイント資料作成マニュアル」第45回目も、引き続き文章推敲のチェックポイントです。

第3弾は「適切な言葉使い」です。

使用する言葉が変われば、近い意味であっても読み手の印象は変わります。

意図通りに情報を伝達するためには、その言葉がもたらす影響を考えながら適切に言葉を選ぶことが求められます。

日本語は表現の幅が広い分、「適切な言葉使い」が難しい言語と言えます。

1.ニュアンスが正しく伝わる語尾を使っているか

語尾の表現を誤ると、意図と異なるニュアンスで読み手に情報が伝わってしまいます。

例えば、以下は「行かないという選択肢を選ぶことができない」前提の例です。

<悪い例>

・上司の命令とあれば、行ってきます。

<良い例>

・上司の命令とあれば、行かざるを得ない。

・上司の命令とあれば、行くしかない。

悪い例の語尾では、伝えたいニュアンスが伝わってきません。

どんなニュアンスで伝えたいのかをよく考え、適切な語尾を選ぶよう意識してください。

2.言葉の種類やレベル、品詞が揃っているか

読み手の理解を引き出すためには、情報の構造をわかりやすくすることが大切です。

そのためには言葉の種類やレベル、品詞を揃え、並列関係や従属関係を把握しやすい文章にすることがポイントです。

こちらも具体的な例を見ていきましょう。

<悪い例>

・読書習慣のある子は集中力が高く、あまり本を読まない子は集中できない。

<良い例>

・読書習慣のある子は集中力が高く、読書習慣のない子は集中力が低い。

悪い例では、「読書習慣」という言葉が次の節で「あまり本を読まない」という言葉に置き換わっています。

ここは同じ意味で良いため、言葉を変える必要性はありません。

「読書習慣」で統一しておけば、前後の関連を読み手が容易に理解できるようになります。

やや高度ですが、次の例です。

<悪い例> ・最新情報を掲載し、グッズ販売のために公式サイトが開設されている。

<良い例>

・最新情報を掲載し、グッズを販売するために公式サイトが開設されている。

「最新情報を掲載」は名詞+動詞ですが、「グッズ販売」は名詞です。

「最新情報の掲載」と「グッズの販売」が公式サイトの目的であり、並列関係にあることをわかりやすくするためには、「名詞+動詞」または「名詞」のいずれかに品詞を統一する方が適切です。

ルールをなるべく統一することが、読み手の頭の整理に繋がるのです。

3.曖昧な言葉を使っていないか

ビジネス用途の資料において、あえて曖昧にしたい場合を除けば、曖昧な言葉使いは避けるべきです。

できる限り曖昧な副詞や形容詞を使わず、具体的な数字や固有名詞を使うようにしてください。「最高」や「最大」などの最上表現も安易に使用してはいけません。

<曖昧な副詞・形容詞の例>

すばらしい、すてきな、美しい、おいしい、かっこいい、面白い、新しい、大きい、小さい、高い、低い、安い、長い、早い、すごく、たくさん、非常に、とても、もっと、かなり、極めて、大変、すぐに、はるかに

また、「こと」や「もの」を多用しないことも具体性を持たせるポイントです。

<悪い例>

・よく眠ることが必要だ。

<良い例>

・よく眠る必要がある。

もう一例です。

<悪い例>

・卓上電気ポットは手軽にお湯をわかすために便利なものだ。

<良い例>

・卓上電気ポットは手軽にお湯をわかすために便利な道具だ。

最後に、言葉を変えたい時に有用なサイトをご紹介します。

・Weblio類語辞典

https://thesaurus.weblio.jp/

良い言葉がパッと出てこない時にお使いください。

ブログをご購読いただきありがとうございました。

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