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【作成編】文章推敲のチェックポイント④

最終更新: 2019年7月19日


「資料作成スピードを10倍にする!プロのパワーポイント資料作成マニュアル」第46回目も、文章推敲のチェックポイントのご紹介です。

第4弾は「表記ゆれ」です。

「表記ゆれ」とは、同じ意味の語句が2通り以上の文字表記にばらつくことを言います。

Wordには表記ゆれが起きている語句に自動で下線が付き、注意が促される機能がありますが、パワーポイントにはありません。

パワーポイント資料は、残念ながら人の目でチェックしていくしかありません。

1.同じ意味の場合に同じ言葉に統一しているか

以下はよくある表記ゆれの例です。

・「サーバー」「サーバ」

・「御社」「貴社」

・「2019年」「平成31年」

・「か月」「ヵ月」「ヶ月」

表記ゆれが目立つと、資料そのものの品位が問われます。

1つの資料内では、同じ意味の語句の表記を必ず揃えるようにしてください。また、表記ゆれが発生しないよう、日頃から使用する言葉を統一することも重要です。

なお、表記ゆれの解消には「置換」機能が便利です。

ただし、対象外の語句も変換してしまうことがありますので、注意してください。

2.漢字とかなの使い分けを統一しているか

1つの資料内で、同じ語句が漢字表記であったり、かな表記であったり、漢字とかなが混在していることが多々あります。

資料内での統一を図るとともに、語句ごとの使い分けルールを定めていくことが有効です。

以下に一般的なルールをご紹介します。

本来の意味から離れた漢字は、原則かなにしてください。

<漢字とひらがなを使い分ける言葉>

・言う/いう

逆に言うと・言うまでもなく/そういえば・どちらかというと

・所/ところ

近い所・所構わず/今のところ・帰ってきたところ

・行く/いく

学校へ行く/うまくいく・変えていく

・見る/みる

現地を見る/言ってみる・仕事してみる

・物/もの

物を捨てる/早いもので・たいしたものだ

・事/こと

事細かに・大変な事が起きる/帰ることにする・そんなことはない

・来る/くる

スタッフが来る/見学してくる・雑草が生えてくる

・通り/とおり

家の前の通り/そのとおり

・欲しい/ほしい

子供が愛情を欲しているということを知ってほしい

<原則漢字を避ける言葉>

・助動詞の「下さい」→「ください」

・補助動詞の「頂く」「致す」→「いただく」「いたす」

・「殆ど」「僅か」「全て」→「わずか」「ほとんど」「すべて」

・「何時」「何処」「何故」→「いつ」「どこ」「なぜ」

・「等」「毎」→「ごと」「など」

・「有る」「有り」「無い」「無し」→「ある」「あり」「ない」「なし」

・「又」「且つ」「更に」「但し」「故に」「及び」→「また」「かつ」「さらに」「ただし」「ゆえに」「および」

・「出来る」「分かる」→「できる」「わかる」

・「一月一日」「五万人」「十点」→「1月1日」「5万人」「10点」

3.全角と半角を統一しているか

最後は全角と半角の統一についてです。

カタカナと英数字と記号の全角・半角の使い分けは、資料全体の統一ルールです。

以下が推奨です。

・カタカナ

原則全角

・英数字

原則半角、ただしタイトルや行頭記号には全角を使用した方が良いケースあり

・記号

文中の記号は原則全角

パワーポイント資料では括弧の全角と半角の識別がしにくいため、全角の括弧と半角の括弧が入り混じっていることがよくあります。文中で括弧を使用する場合は、原則全角にしてください。

ブログをご購読いただきありがとうございました。

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