プレゼンを成功させる資料作成の2つのポイント
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プレゼンを成功させるには、資料のぬかりない準備も重要です。今回は、作業効率向上にもつながるアウトライン表示とノートに焦点をあてて解説します。
今回は、プレゼンを成功させる資料作成のコツをご紹介します。
前回まではパワーポイント資料全体の見た目を整え、美しく体裁を統一するコツを紹介しました。
ですが、中身の構成が読み手に取ってわかりづらかったり、プレゼンテーション当日の発表内容が伴っていなかったりすると、せっかくの資料も台無しです。
今回は、プレゼンテーションを成功させるためのコツとして、「アウトライン表示の活用」と「ノートの活用」を紹介します。
１．アウトライン表示の活用
アウトライン表示とは、プレゼンテーションの骨格を一覧で表示することで、発表内容を俯瞰で捉えるための機能です。
資料作成において、いきなりスライドの作り込みを開始するのではなく、プレゼンテーション全体の骨格をしっかり作っておくことが必要です。
これについては資料作成を始める前に必ずすべき3つのこと｜読み手・狙い・理由の明確化【プロの伝わる資料作成術】～【実例】提案書・営業資料・事業計画書の構成例を解説！の5回にわたって解説しておりますので、気になる方は記事をご参照ください。
では、実際にやってみましょう。
まずは、「表示」タブ→「アウトライン表示」ボタンをクリックします。
下の図のようにアウトラインエリアが出現します。
図は白紙のスライドの場合です。
中身の構成を固めていくと、このエリアに文字が埋まっていくイメージです。
では、具体的な例で解説していきます。
今回は「資料作成代行」について、概要や自社の強みを主張し、資料作成代行サービスを利用してもらうためのプレゼンということにします。
まず、骨子として各スライドで何を言うかを決め、各スライドのタイトルエリアを埋めていきます。
全てのスライドのタイトルエリアにタイトルを入力したものがこちら。
タイトルがアウトラインエリアにも表示されています。
アウトラインエリアに直接カーソルを合わせると、各ページのタイトルを編集することが可能です。
わざわざ各ページに移動しなくても、アウトラインエリアですべてのタイトル・コンテンツが編集可能です。
これで、スライドの全体感をつかみながら構成を検討することができますね。
次に、タイトルより一つ下の階層となるコンテンツエリアを埋めていきます。
コンテンツエリアも、いきなり内容を作りこむのではなく、まずは概要を端的に表すだけでよいと考えます。
アウトラインエリアを拡大したものがこちら。資料の構成の全体像をつかむことができますね。
ここで重要なのは、「挿入」タブ→テキストボックスの挿入でつくったテキストは、アウトラインエリアに表示がされないということです。
単なるテキストボックスでは、アウトラインとして認識されないため、「ホーム」タブ→「レイアウト」から選択してテキストを作成しましょう。
このコンテンツエリアもタイトルと同様に、アウトラインを直接編集することで、いちいち各ページに移動することなく編集が可能です。
２．ノートの活用
ノートとは、プレゼンテーションで話す内容や、共同編集者へのコメントなどを残すことができる機能です。
右下の「ノート」をクリックするとノートが出現します。
または、「表示」タブ→「ノート」でも表示可能です。
このように、各スライドで伝えたいポイントをノートに記入しておくことで、発表当日緊張していても漏れなく重要なことを伝えることができます。
ノートは印刷も可能です。
「ファイル」タブ→「印刷」
（または[Ctrl]＋P）
で下の図の「▼」をクリック→「印刷レイアウト」から、「ノート」を選択して印刷します。
すると、下の図のような資料が印刷できるので、発表者の手元資料に活用できます。
